筆者在對一些企業(yè)進(jìn)行工作分析實踐之基礎(chǔ)上，提出實施工作分析的操作步驟及需要重點注意的問題。
工作分析是指對工作進(jìn)行整體分析，以便確定每一項工作的七W：
(1)用誰做(Who)
(2)做什么(What)
(3)何時做(When)
(4)在哪里做(Where)
(5)如何做(How)
(6)為什么做(Why)
(7)為誰做(Whom)
工作分析的結(jié)果或直接成果是形成有關(guān)工作的職務(wù)說明書。職務(wù)說明書又稱工作說明書，是記錄工作分析結(jié)果的文件，它把所分析職務(wù)的職責(zé)、權(quán)限、工作內(nèi)容、工作程序和方法、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、任職資格等信息以文字形式下來，以便管理人員使用。工作分析是現(xiàn)代人力資源管理的基礎(chǔ)，只有在客觀、準(zhǔn)確的工作分析基礎(chǔ)上才能進(jìn)一步建立科學(xué)的招聘、培訓(xùn)、考核及薪酬體系。但由于我國企業(yè)工作分析剛剛起步，在實踐過程中會遇到許多困難。筆者在對一些企業(yè)進(jìn)行工作分析實踐之基礎(chǔ)上，提出實施工作分析的操作步驟及需要重點注意的問題。
步驟0：確定工作分析可展開的前提條件
企業(yè)管理工作是一個整體。工作分析可順利展開的前提條件是：
1、有關(guān)組織結(jié)構(gòu)已確定，并具有相對穩(wěn)定性;
2、在組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，工作流程及部門責(zé)任已確定;
3、每個部門應(yīng)有的工作職位也已明確。
國內(nèi)有些企業(yè)在對現(xiàn)行人力資源系統(tǒng)進(jìn)行變革時，沒有將其與其他組織系統(tǒng)聯(lián)系起來，在上述條件不具備的情況下，單獨對人力資源體系進(jìn)行立項。這樣做的
結(jié)果對工作分析，以及其后的工作評價、建立考核與薪酬體系的效果將會大打折扣。所以在進(jìn)行工作分析前，首先要進(jìn)行組織機構(gòu)調(diào)整和部門責(zé)任和部門職位的確定。
步驟1：建立工作小組，并制定工作分析實施計劃
如果企業(yè)內(nèi)部沒有工作分析方面的專家，可從外面聘請有關(guān)專家作為工作小組顧問。所聘專家不但具有工作分析方面的理論功底,更重要的是對我國企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)狀的深入了解和把握，最好是有在國內(nèi)其他企業(yè)從事工作分析的實踐經(jīng)驗。
工作分析涉及企業(yè)內(nèi)所有部門，只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務(wù)。所以最好建立由最高層領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各部門主要領(lǐng)導(dǎo)參與的領(lǐng)導(dǎo)小組，在領(lǐng)導(dǎo)小組下再設(shè)具體操作的工作小組。外請專家參加領(lǐng)導(dǎo)小組，并作為工作小組的顧問。
工作小組主要由公司人力資源部牽頭，由人力資源部部分成員及各主要部門(如管理、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售)暫借人員組成。部門參加人員要熟悉部門內(nèi)各崗位工作及職責(zé)、具有一定理論能力和寫作能力，并具有全局觀念和較強的責(zé)任感。
工作分析實施計劃的制定，應(yīng)根據(jù)公司需要、任務(wù)量(職位復(fù)雜性與多少)、專家的意見及工作小組實施能力的強弱而定。
步驟2：調(diào)查方法的選擇及工具擬定
目前國內(nèi)企業(yè)采納最多的是將問卷調(diào)查法和訪談法結(jié)合起來使用。這主要是因為這兩種方法實施程序較簡單，并可在短期內(nèi)得到所需信息。所以本文重點就這兩種方法進(jìn)行介紹。
一、 調(diào)查問卷的選擇和修改
問卷調(diào)查法在西方發(fā)達(dá)國家已發(fā)展成為一套完備的系統(tǒng)。成熟的問卷能夠完整地涵蓋各種工作的各個主要方面。對于我們這樣一個在工作分析剛剛起步的國家，采取成熟的國外問卷是一種事半功倍的途徑。但原封不動地照搬并不可取。工作小組首先對備選問卷進(jìn)行討論，擇出最符合本次任務(wù)的問卷，然后再對問卷進(jìn)行修改。修改過程中應(yīng)注意以下幾個方面：
1、明確本次工作分析的主要目標(biāo)，對項目進(jìn)行相應(yīng)增補和刪除。工作分析具有不同用途。為選拔、培訓(xùn)及考核進(jìn)行的工作分析重點是清楚地了解各種工作的內(nèi)容、職責(zé)及任職資格(尤其是能力和知識結(jié)構(gòu)及水平);為工作評價和薪酬體系設(shè)計進(jìn)行的工作分析則需要對一項工作進(jìn)行全面分析，以便能夠完整了解該工作的各項特征，如所承擔(dān)各類責(zé)任的大小、難度、復(fù)雜程度、決策水平、能力層次及工作環(huán)境壓力等。我國大多數(shù)企業(yè)過去沒有搞過工作分析，第一次進(jìn)行這項工作很難達(dá)到完美，也不應(yīng)該過分追求完美。第一次進(jìn)行企業(yè)工作分析最好對上述目標(biāo)有所選擇，并對原問卷項目進(jìn)行考查，刪除關(guān)系不大的項目，增加問卷中沒有，但與調(diào)查目的密切相關(guān)的項目。
2、考查和修改問卷用語，以保證其簡單、明確、易懂，并能緊扣公司具體情況。
3、問卷盡可能精煉、簡短。問卷項目太多會使填寫人產(chǎn)生厭煩心理，從而影響問卷調(diào)查結(jié)果的質(zhì)量。所以在保證項目完整的基礎(chǔ)上應(yīng)盡可能減少項目數(shù)量，一般來說，填寫時間最好在1小時之內(nèi)。
4、工作小組對每個問題及選擇項目的具體含義進(jìn)行討論，對有歧義的問題進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定(如下表)。
二、 訪談題綱的擬定
訪談由于其可以面對面與受訪者交流，所以能夠?qū)μ囟▋?nèi)容進(jìn)行更詳細(xì)、深入的了解，并可以得到問卷調(diào)查可能漏掉的內(nèi)容。為了有效地使用訪談法，在最短時間內(nèi)得到盡可能多的有用信息，在訪談實施前首先應(yīng)確定結(jié)構(gòu)化的訪談題綱。下面是一份較為規(guī)范的訪談題綱所包含的主要內(nèi)容：
基本資料：職位名稱、主管部門、所屬部門、工作地點、直接主管、監(jiān)督者等
1.本職位設(shè)置的目的是什么?
2.按順序列舉說明本職位的工作責(zé)任及其重要性。
(責(zé)任分為每日，一定時期內(nèi)與偶爾負(fù)擔(dān)等三種類型)
1)每日必做的以及完成此任務(wù)花費時間的百分比
2)一定時期必做的工作(月，周，季度)以及完成該任務(wù)的時間百分比
3)偶爾要做的工作以及完成該任務(wù)的時間百分比
3. 對于本職的工作來說，哪些教育或知識是必須的?這些教育與知識可以從學(xué)校獲得，可以自學(xué)或通過在職培訓(xùn)及工作實踐獲得。如：任職者能夠讀寫并理解基本的口頭或書面的指令;任職者能夠理解并執(zhí)行工作程序，以及理解上下級的隸屬關(guān)系，具備本職位工作需要的專業(yè)知識;具備商業(yè)管理與財政等方面的基礎(chǔ)知識與技能等。
