人力資源部門或者用人部門在面對員工離職時，還是會遇到頗為頭痛的問題：員工按照程序離職后，尚有多項工作未能完整交接，接手的新人也不能盡快熟悉新崗位工作，進而導(dǎo)致關(guān)鍵客戶流失、重要工作遺漏、珍貴資料丟失等一系列問題出現(xiàn)。
離職管理作為企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)工作，大部分企業(yè)都建立了規(guī)范的操作流程，如何做好員工離職工作交接，使工作秩序不受到影響甚至中斷呢?每一名員工、尤其那些關(guān)鍵崗位上的員工，在工作中都會積累大量與工作有關(guān)的文檔資料，這些資料構(gòu)成了企業(yè)的知識與經(jīng)驗體系，屬于企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分，一旦丟失，企業(yè)需要付出高額的成本代價進行重建。因此，資料梳理就成為離職工作交接的首要任務(wù)和關(guān)鍵所在，具體可以把握四個環(huán)節(jié)：
第一，對于離職員工，部門負責(zé)人或人力資源經(jīng)理在與其進行離職面談時，就要明確資料交接包括的內(nèi)容及重點，并指導(dǎo)員工在辦理離職審批的同時，做好對其工作的梳理、交接資料的整理，以及交接表的填寫。交接內(nèi)容應(yīng)包含負責(zé)的工作任務(wù)或項目描述及進展情況、對外聯(lián)絡(luò)的資源信息，各類文檔資料的書面及電子資料等。
第二，交出方資料整理完畢后，填寫好《××崗位工作交接資料清單一覽表》，并注明資料的存儲方式及存放地后，一并交接給直接上級，由直接上級負責(zé)對提交資料全面性和準(zhǔn)確性進行審核、簽收與存檔。
第三，直接上級將通過審核的電子與紙質(zhì)資料，轉(zhuǎn)交新接手該崗位的員工(以下簡稱“接收方”)存檔與備份，并應(yīng)要求接收方盡快學(xué)習(xí)與熟悉相關(guān)資料。當(dāng)然，為了加強知識管理，企業(yè)人力資源部門還可以細化規(guī)定，例如：一定級別以上或者公司核心關(guān)鍵崗位的文檔資料，除用人部門必須備份外，人力資源部或知識管理部門還應(yīng)雙重備份。
第四，在現(xiàn)實中，往往因為工作的急迫性，無法給予接收方寬裕的時間和精力去熟悉與實踐，新人匆忙上陣，勢必影響工作成效。因此，為了幫助接收方快速掌握新崗位工作內(nèi)容與要求，交出方所在部門須及時組織交接培訓(xùn)，交接培訓(xùn)的參與者至少包括3人，即交出方、接收方和直接上級，由交出方對交接工作與文檔資料進行全面講解與說明。
接收方在學(xué)習(xí)文檔資料的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)備好問題和記錄本，及時與交出方有效互動，直接上級作為監(jiān)管者，應(yīng)負責(zé)對交出方講解內(nèi)容的全面性和準(zhǔn)確性進行把關(guān)，發(fā)現(xiàn)講解內(nèi)容有遺漏或者錯誤時，應(yīng)立即對培訓(xùn)內(nèi)容補充與糾正。
第五，全面審核是員工離職工作交接的兜底環(huán)節(jié)，即便是公司的制度流程對員工離職工作交接進行了詳細規(guī)定，在實際操作過程中仍然容易出現(xiàn)走樣或者偏差的情況。離職管理工作的成效關(guān)鍵在于執(zhí)行與貫徹的力度，這要求人力資源工作者依據(jù)管理流程，對離職工作交接嚴格監(jiān)督與審核。
