很多公司都在執(zhí)行工作日志制度，但大部分管理者反映：最后這項制度要么不了了之，要么淪為了雞肋。堅持繼續(xù)執(zhí)行，達(dá)不到預(yù)期的效果;放棄執(zhí)行，又找不到更好的管理方法。針對這個問題，我們團(tuán)隊結(jié)合目前流行的“互聯(lián)網(wǎng)思維”做了一些思考，分享給大家。(我們認(rèn)為的互聯(lián)網(wǎng)思維是：開放、平等、自由)
首先，我們需要了解為什么很多企業(yè)都要求員工寫工作日志?不外乎三個原因：
第一：檢查員工工作飽和度。
“不能浪費(fèi)掉員工的一分一秒，這都是老子用錢買來的”。——這句話引自我們做調(diào)研時某私企老板，雖然話很糙，但能反應(yīng)很多企業(yè)老板的心聲!在他們的心里：公司付錢購買的就是員工那8小時的工作時間，保證員工在8小時內(nèi)的高效工作，就是節(jié)省企業(yè)成本。加班還得付加班費(fèi)不是……
第二：實(shí)際工作路徑與計劃的對比。
“我不關(guān)心員工每天干什么，我只在乎員工是否在規(guī)定的時間內(nèi)完成了計劃好必須要完成的任務(wù)”。——這句話引自某上市公司老板。他們公司不要求寫工作日志，但要求寫周計劃和周總結(jié)，并且要在每周周例會上溝通交流工作進(jìn)展。
第三：持續(xù)改善和提高員工的素質(zhì)
很多有作為的領(lǐng)導(dǎo)要求員工寫工作日志，目的是為了暴露問題、發(fā)現(xiàn)問題，對員工的工作態(tài)度和能力進(jìn)行評估指導(dǎo)，促進(jìn)其職業(yè)素養(yǎng)的提升!
以上是企業(yè)要求員工寫工作日志的三個代表性的出發(fā)點(diǎn)。
其次，我們來回顧下當(dāng)前企業(yè)是怎么執(zhí)行這些制度的，員工不喜歡寫日志的根本原因是什么?
在與很多管理者交流的過程中，我發(fā)現(xiàn)大部分管理者都會把“員工不愿意寫工作日志”的原因簡單化的歸結(jié)為：員工自身問題。但實(shí)際情況真的是這樣嗎?
筆者剛參加工作時在一家知名的民營企業(yè)工作，公司也要求每天寫工作日志，并且由人力資源部抽查，發(fā)現(xiàn)一次不寫工作日志，就要罰款50元，并且還要連帶自己的主管領(lǐng)導(dǎo)也要被罰50塊。即使這樣嚴(yán)格的制度，公司也依然有很多同事不能及時完成工作日志。曾有同事因為出差忘寫的緣故，被罰1000塊!為什么他會忘記?習(xí)慣問題!當(dāng)時我們寫工作日志使用的工具是某知名廠商的OA軟件，這個軟件超級難用，書寫體驗也很差，基本上除了每天下班時用來寫日志應(yīng)付公司檢查之外，從來不會被打開。因為他對我來說沒有價值!自己的日程安排是寫在工作筆記本里面的，寫一天的工作總結(jié)，當(dāng)然也希望能直接順應(yīng)習(xí)慣寫在日志本里即可。但公司硬生生強(qiáng)迫員工寫在丑陋的OA系統(tǒng)里，沒有辦法讓員工養(yǎng)成習(xí)慣。
后來，我還使用過excel寫工作日志，也要求我的下屬這么做，每天寫完日志要發(fā)到我郵箱。但實(shí)踐表明，這又是一個愚蠢的主意!因為作為一個中層領(lǐng)導(dǎo)，你根本沒有時間來堅持查看每個下屬每天的日志!而且即使打開郵箱，下載他們的附件日志，看完了，再給他們一些評論和反饋，這個流程也極其麻煩!所以開始惡性循環(huán)：原本有一些員工他們每天很認(rèn)真的寫日志，提出了很多有價值的建議，但是他的領(lǐng)導(dǎo)從來都沒有反饋……因為沒有反饋，他也不再認(rèn)真寫……
所以，“工作日志制度”實(shí)行不起來的主要原因是：沒有人性化的工具!并不全是員工或者制度的問題!我們認(rèn)為一個理想的工作計劃日志軟件工具，應(yīng)該具備以下幾個特點(diǎn)：
1、順應(yīng)人的行為習(xí)慣;
比如這個工具應(yīng)該可以安排我的行程、任務(wù)清單，在寫一天的工作總結(jié)時，能夠根據(jù)這些線索，自動幫我生成工作日志;
2、良好的用戶體驗;
能夠靈活的調(diào)整日程任務(wù)安排，幫助我做工作備忘、知識管理等，操作要簡單，學(xué)習(xí)成本低;
3、可以實(shí)現(xiàn)移動辦公;
4、更關(guān)注如何最大化的幫助員工更容易的完成工作，而不是管理者管控的需求;
比如幫助員工獲取公司分配給他的工作目標(biāo)和內(nèi)容，工作反饋的信息互動更通暢。
在以上幾點(diǎn)中，最根本的還是要摒棄以往企業(yè)用軟件站在管理者管控的角度來做企業(yè)的信息化，較少關(guān)注甚至無視廣大企業(yè)基層員工使用軟件的易用性。以往企業(yè)軟件系統(tǒng)的上線，對管理者來說，加強(qiáng)了企業(yè)的信息流、工作流程的管控，但對于基層員工來說，并沒有讓他們的工作變得更簡單，而是額外的多了很多工作。如果把整個企業(yè)系統(tǒng)看成一個數(shù)據(jù)統(tǒng)計中心，單個的使用者看成數(shù)據(jù)采集點(diǎn)，那么我們很容易明白：如果數(shù)據(jù)采集點(diǎn)沒有數(shù)據(jù)輸入(即基層員工不用)，那么整個系統(tǒng)是運(yùn)轉(zhuǎn)不起來的。只有每個基層員工都感覺到對于他工作的幫助，才能自下而上地幫助企業(yè)提高效率。
希望有一天，企業(yè)的工作計劃和日志不再是一個雞肋制度，而是切切實(shí)實(shí)簡單實(shí)用提高團(tuán)隊效率的工具。
