行政事業(yè)部事務(wù)工作流程
一、 辦公用品領(lǐng)用
、領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實(shí)際需要(見(jiàn)附表),向本部門(mén)兼職內(nèi)勤提出申請(qǐng),由內(nèi)勤統(tǒng)一向行政部簽字領(lǐng)取。
、辦公用品采購(gòu)原則上由各部門(mén)向行政部提出申請(qǐng)后統(tǒng)一采購(gòu),特殊物品采購(gòu)由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及主管副總簽字同意后另行購(gòu)買(mǎi)。
、辦公用品費(fèi)用每月攤銷(xiāo)一次,如費(fèi)用超出預(yù)算,由財(cái)務(wù)部通知行政部暫停向該部門(mén)發(fā)放辦公用品,并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。
、員工離職時(shí),應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)辦公用品,到行政部填寫(xiě)交接清單并簽字。
、公司辦公用品每月日、日發(fā)放次,其余時(shí)間如急需領(lǐng)取辦公用品須部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)。
二、 印簽管理
、公司印章刻制均須報(bào)總裁批準(zhǔn),由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。
、下屬企業(yè)和部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜,但須?jīng)總裁批準(zhǔn)。
、各部門(mén)印章由各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管;印章使用及保管須有記錄,不能委托他人代管。
、用印人填寫(xiě)用印登記簿,注明用印事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、用印日期。
、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印。
三、 復(fù)印
、公司所有復(fù)印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé),未經(jīng)行政部確認(rèn),各部門(mén)不得私自拿到公司外復(fù)印。
、復(fù)印操作人應(yīng)自覺(jué)在行政部復(fù)印管理臺(tái)帳上登記。
、復(fù)印用紙、用墨費(fèi)用根據(jù)實(shí)際用量每月隨辦公用品攤銷(xiāo),復(fù)印機(jī)維修費(fèi)用根據(jù)比例每季度攤銷(xiāo)。
、如行政部發(fā)現(xiàn)復(fù)印操作人未填寫(xiě)復(fù)印數(shù)量或數(shù)量不符,除責(zé)成其重新填寫(xiě)外,將限制該部門(mén)使用復(fù)印機(jī),直至落實(shí)責(zé)任及相關(guān)處罰。
、任何人不得利用公司機(jī)器復(fù)印與工作無(wú)關(guān)文件,行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn),有權(quán)根據(jù)公司有關(guān)規(guī)章制度,通知人事部進(jìn)行處罰。
四、 傳真收發(fā)
、公司與外界聯(lián)系需對(duì)方發(fā)送傳真時(shí),盡量要求對(duì)方注明本公司具體收件人,以便行政部及時(shí)分發(fā)。
、行政部收到傳真后,在傳真接收臺(tái)帳上登記,并負(fù)責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取及簽字確認(rèn)。
、行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷(xiāo)費(fèi)用至各部門(mén)。
五、 信件收發(fā)
、 公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括:文件、郵件、報(bào)刊、掛號(hào)、電報(bào)的發(fā)送、登記,以及特殊文件資料的遞送。
、 收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫(xiě)收件登記簿、發(fā)文登記。
、 收到信件資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取。
、 對(duì)貴重物品、匯款、郵包,要進(jìn)行專(zhuān)門(mén)登記,并及時(shí)通知個(gè)人簽字領(lǐng)取。
、 對(duì)投遞錯(cuò)誤的郵件,應(yīng)及時(shí)退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移。
六、 名片管理
、 公司名片格式統(tǒng)一化,由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。
、 印制名片申請(qǐng)者填寫(xiě)名片印刷申請(qǐng)單,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負(fù)責(zé)印制。
、 名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱(chēng)、部門(mén)是否相符,姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無(wú)誤。
、 公務(wù)、客戶(hù)名片須在公司內(nèi)作為享資源。
、 自確認(rèn)名片內(nèi)容起,一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。
、 名片印制費(fèi)用每季度攤銷(xiāo)一次。
七、 公司設(shè)備申請(qǐng)流程
為加強(qiáng)我公司固定資產(chǎn)管理,規(guī)范管理工作程序,提高資產(chǎn)的使用效率,杜絕浪費(fèi);參照《行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理辦法》(國(guó)管財(cái)字【】號(hào))規(guī)定,結(jié)合我公司實(shí)際情況,特制定我公司設(shè)備申請(qǐng)流程:
(一)原則:
講究計(jì)劃性和成本效益,以物質(zhì)資源供給的有序性,保證公司職能的按計(jì)劃完成:
. 配發(fā)過(guò)程中,是否供應(yīng),供應(yīng)多少,要以客觀需要為依據(jù),而不是單純的級(jí)別;
. 要考慮實(shí)際可能的收益(對(duì)工作的推動(dòng)),而不是不計(jì)工本,不問(wèn)效果,一定要保證重點(diǎn),分清緩急,把有限的資源用在“刀刃”上;
. 要使庫(kù)存保持合理的限度(基本上無(wú)閑置的資產(chǎn)),注意提高資金的有效利用率。
(二)、具體流程:
.各部門(mén)根據(jù)各自工作的實(shí)際情況和預(yù)算計(jì)劃,提出切實(shí)可行的申請(qǐng)要求(內(nèi)容具體翔實(shí)、理由充分),經(jīng)部門(mén)經(jīng)理和分管副總簽字同意后,抄送給行政部。
.行政部根據(jù)各部門(mén)現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行核實(shí),并對(duì)各部門(mén)要求從真正的客觀需求出發(fā),遵循設(shè)備申請(qǐng)?jiān)瓌t,提出解決建議和意見(jiàn)(調(diào)撥或購(gòu)買(mǎi))。
.如果采取“調(diào)撥”程序,行政部將調(diào)撥計(jì)劃上報(bào)行政部主管副總簽字確認(rèn)后實(shí)施;
.如果采取“購(gòu)買(mǎi)”程序,行政部將參照“江蘇×大×××軟件股份有限公司財(cái)務(wù)審批流程暫行規(guī)定”(蘇股財(cái)字〖〗號(hào))有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。
.采購(gòu)由行政部統(tǒng)一申請(qǐng)費(fèi)用、組織購(gòu)買(mǎi)、費(fèi)用攤銷(xiāo),過(guò)程遵循“價(jià)廉物美”的原則,在滿足各部門(mén)需求的基礎(chǔ)上,注意設(shè)備的性能價(jià)格比,多壓價(jià)比價(jià)、厲行節(jié)約。設(shè)備采購(gòu)結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場(chǎng)部組織驗(yàn)收核查;固定資產(chǎn)登記后,由各部門(mén)登記領(lǐng)用,責(zé)任到人。
.所有資產(chǎn)在使用者離開(kāi)公司或調(diào)離本部門(mén)時(shí)應(yīng)收歸行政部倉(cāng)庫(kù),并在部門(mén)設(shè)備管理員處登記。
八、 午餐飯票
.員工到職,由本部門(mén)內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。
.每月-日,各部門(mén)內(nèi)勤根據(jù)本部門(mén)正式員工實(shí)際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。
. 每月-日,由各部門(mén)內(nèi)勤統(tǒng)計(jì)本部門(mén)上月飯票退票情況并向行政部提供詳細(xì)名單。如遇周末,順延兩天。行政部不接受個(gè)人零星領(lǐng)取及退票。
. 如出現(xiàn)帳款不齊或錯(cuò)漏,由各部門(mén)內(nèi)勤負(fù)責(zé)?头腿念I(lǐng)用需填寫(xiě)客飯領(lǐng)用申請(qǐng)單,并由部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)。
.非正式員工(實(shí)習(xí)生等)領(lǐng)用飯票由本人全額付款,研究生按正式員工標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用飯票。
九、 訂餐、訂票、訂房申請(qǐng)流程
為方便公司全體員工,體現(xiàn)行政部的服務(wù)性,F(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請(qǐng)流程匯總?cè)缦拢?o:p>
、 各部門(mén)根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際需要,提出訂餐、訂票、訂房申請(qǐng),并填寫(xiě)相應(yīng)的申請(qǐng)表(內(nèi)容具體詳實(shí)),部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)。
、 各部門(mén)在訂餐、訂票、訂房之前,先行申請(qǐng)好費(fèi)用,交予行政部代辦,在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款。
、 各部門(mén)承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時(shí)過(guò)程中由于自身失誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn),例如承擔(dān)退票費(fèi)、退房費(fèi)等。
、 費(fèi)用超過(guò)元以上,申請(qǐng)需要其部門(mén)主管副總簽字確認(rèn)。
、 訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量(訂票一般提前~天知會(huì)行政部,訂餐、訂房一般提前~天)。
、 各部門(mén)申請(qǐng)不得提高出實(shí)際需要的要求。
十、 禮 品
、禮品由行政部負(fù)責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購(gòu),選擇原則為高雅、大方、實(shí)用,能體現(xiàn)公司形象。
、各部門(mén)根據(jù)禮品清單(見(jiàn)附表)領(lǐng)用公司禮品,需向本部門(mén)經(jīng)理提出申請(qǐng),填寫(xiě)禮品領(lǐng)用單,簽字確認(rèn)費(fèi)用來(lái)源。
、各級(jí)部門(mén)經(jīng)理(必要時(shí)由總裁或分管行政副總)簽字后到行政部領(lǐng)取禮品。
、禮品費(fèi)用每季度攤銷(xiāo)一次,如費(fèi)用超出預(yù)算,由財(cái)務(wù)部通知行政部暫停向該部門(mén)發(fā)放禮品,并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。
十一、 宣傳品
、公司宣傳品包括手提袋(長(zhǎng)、短)、宣傳彩、公司簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等。
、領(lǐng)用宣傳品在份以下的,由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺(tái)帳上登記。
、領(lǐng)用宣傳品在份以上的,需填寫(xiě)宣傳用品領(lǐng)用申請(qǐng)單,由部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)后,在宣傳用品領(lǐng)用臺(tái)帳上登記后領(lǐng)用。
、宣傳品費(fèi)用初步擬訂每季度攤銷(xiāo)一次,如費(fèi)用超出預(yù)算,由財(cái)務(wù)部通知行政部暫停向該部門(mén)發(fā)放宣傳品,并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。
、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫(xiě)或領(lǐng)用數(shù)目超過(guò)填寫(xiě)數(shù)目,行政部除責(zé)成其重新填寫(xiě)外,并向其部門(mén)經(jīng)理投訴及進(jìn)行相關(guān)處罰。
十二、 會(huì)議管理
. 公司行政部統(tǒng)一管理會(huì)議制度,所有會(huì)議均須及時(shí)通知行政部,便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會(huì)議通知確認(rèn)。
. 會(huì)議承辦人需提交會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、所需準(zhǔn)備等(見(jiàn)附表),便于行政部配合工作。會(huì)前由行政部派人做好會(huì)場(chǎng)布置及設(shè)備調(diào)試。
. 除其他部門(mén)主辦的會(huì)議資料各自存檔外,會(huì)議資料由行政部整理、立卷、存檔。
. 會(huì)議結(jié)束后由行政部派人清理會(huì)場(chǎng),查收設(shè)備。
. 會(huì)議室使用費(fèi)用按部門(mén)使用比例每季度攤銷(xiāo)一次。
十三、 車(chē)輛管理
、 公司現(xiàn)有車(chē)輛主要供公司重要活動(dòng)及主要業(yè)務(wù)活動(dòng)使用,公司人員如要用車(chē),請(qǐng)遵循以下管理?xiàng)l例:
、 公司車(chē)輛由行政部門(mén)負(fù)責(zé)管理,分別按車(chē)號(hào)設(shè)冊(cè)登記管理。
、 公司車(chē)輛的使用實(shí)行“派車(chē)單”制度。員工應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)“派車(chē)單”,交由所在部門(mén)一級(jí)部門(mén)經(jīng)理簽字。若有預(yù)計(jì)用車(chē)需要,應(yīng)提前—天向行政部門(mén)提交“派車(chē)單”申請(qǐng)。
、 “派車(chē)單”經(jīng)行政部匯總后,由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)車(chē)輛統(tǒng)一調(diào)度。
、 車(chē)輛使用完畢,使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫(xiě)“車(chē)輛使用實(shí)際情況記錄單”,交行政部備案。
、 行政部門(mén)每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報(bào)分管副總查核一次,以防浪費(fèi),如超過(guò)耗油標(biāo)準(zhǔn)時(shí)(指不正常)應(yīng)送請(qǐng)調(diào)整修理。
、 公司車(chē)輛內(nèi)部使用費(fèi)用如下:
①市內(nèi)用車(chē):普通轎車(chē)?yán)锍藤M(fèi).元/公里;面包車(chē)?yán)锍藤M(fèi)元/公里。
等候計(jì)費(fèi):等候時(shí)間在半小時(shí)內(nèi),免計(jì)費(fèi)用,超過(guò)半小時(shí)部分,按.元/分鐘計(jì)費(fèi)。
②長(zhǎng)途用車(chē):普通轎車(chē)?yán)锍藤M(fèi).元/公里;面包車(chē)?yán)锍藤M(fèi)元/公里。
直接費(fèi)用(如汽油費(fèi)、過(guò)橋過(guò)路費(fèi)、停車(chē)費(fèi)等),由各用車(chē)部門(mén)自理。
③各部門(mén)車(chē)輛使用費(fèi)每季度結(jié)算,并由部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)后交財(cái)務(wù)部。
十四、設(shè)備維修流程
.報(bào)修人員先將報(bào)修信息反饋給各部門(mén)的設(shè)備管理員;
.部門(mén)設(shè)備管理員初步檢查后,填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)修單》(提供設(shè)備編號(hào)和故障現(xiàn)象),部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后送交行政部;
.行政部設(shè)備管理員根據(jù)編號(hào),聯(lián)系廠商,組織及時(shí)維修;
.通過(guò)暫借、調(diào)撥等方式,將暫時(shí)不用的設(shè)備給報(bào)修者使用;
.機(jī)器設(shè)備維修完畢,行政部登記備案,發(fā)還給報(bào)修者使用;
.涉及到的維修費(fèi)用,由各部門(mén)承擔(dān)。
十五、電子屏使用規(guī)范
(一)原則
電子屏是公司對(duì)內(nèi)對(duì)外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏,做到使用主體合格,信息確認(rèn)有效,發(fā)布時(shí)間合理等,特制定本使用規(guī)范。
一、 使用主體
、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權(quán)。
、行政事業(yè)部設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子屏的使用、維護(hù)、修理。
、電子屏責(zé)任人的職責(zé)包括:及時(shí)實(shí)施公司信息發(fā)布,制定信息發(fā)布時(shí)間表,制定信息更新計(jì)劃,電子屏信息發(fā)布的匯總整理,電子屏日常維護(hù),電子屏故障排除,電子屏修理配合等。
、電子屏責(zé)任人對(duì)行政事業(yè)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。
二、 發(fā)布內(nèi)容
、電子屏的發(fā)布內(nèi)容分為日常型信息和特別型信息。
、日常型信息內(nèi)容包含:公司宣傳介紹、公司新聞動(dòng)態(tài)、業(yè)內(nèi)新聞動(dòng)態(tài)。
、特別型信息內(nèi)容包含:各類(lèi)通知、各類(lèi)公告、各類(lèi)賀詞及其他信息。
、日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成。
、特別型信息的搜集整理由行政事業(yè)部配合消息相關(guān)部門(mén)完成。
三、 發(fā)布時(shí)間
、電子屏的使用時(shí)間為每個(gè)工作日的上午:至下午:(有特殊情況的除外)。
、日常型信息發(fā)布時(shí)效:公司宣傳介紹每日小時(shí),分—時(shí)段發(fā)布;公司新聞動(dòng)態(tài)每日小時(shí),分—時(shí)段發(fā)布;業(yè)內(nèi)新聞動(dòng)態(tài)每日小時(shí),分—時(shí)段發(fā)布。
、特別型信息發(fā)布時(shí)效由信息相關(guān)部門(mén)會(huì)同行政事業(yè)部核定:公告的發(fā)布時(shí)間一般為個(gè)工作日,每日小時(shí),分個(gè)時(shí)段;通知的發(fā)布時(shí)間一般為個(gè)工作日,每日小時(shí),分—個(gè)時(shí)段;活動(dòng)賀詞的發(fā)布時(shí)間一般為活動(dòng)開(kāi)始前小時(shí)至后小時(shí)。
四、 發(fā)布信息確認(rèn)
、電子屏發(fā)布的信息須經(jīng)有關(guān)人員的確認(rèn)方可發(fā)布。
、日常型信息由行政事業(yè)部經(jīng)理確認(rèn)。
、日常型信息的更新計(jì)劃由電子屏責(zé)任人擬定,報(bào)行政事業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn)。
、特別型信息由出處單位的分管副總確認(rèn)。
、特別型信息發(fā)布,須由出處單位填寫(xiě)電子屏信息發(fā)布申請(qǐng)表(見(jiàn)附件),經(jīng)分管副總確認(rèn)后交由行政事業(yè)部組織發(fā)布。
附表:行政部工作人員職能劃分表
姓名 | 房間號(hào) | 工作職能 |
| 公司行政、辦公室、后勤全面協(xié)調(diào)管理(含車(chē)隊(duì)管理、大樓辦公室使用情況協(xié)調(diào)等) | |
| 公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)傳真、辦公用品發(fā)放、午餐管理、綠化管理、飲用水管理、訂餐、訂房、訂票等 | |
| 一樓接待文秘、信件收發(fā)、辦公配合 | |
| 文印、傳真信件的辦公配合 | |
| 印章管理、研究生管理、檔案管理 | |
| 一樓接待文秘、圖書(shū)室管理 | |
| 固定資產(chǎn)管理(含設(shè)備申購(gòu))、保安保潔管理、各種維修服務(wù) | |
| 宣傳、文秘、宣傳品和禮品發(fā)放、 | |
| 會(huì)議接待、培訓(xùn)、活動(dòng)策劃(含工會(huì)活動(dòng)) |