公司內(nèi)部管理制度范文1
第一條 為完善公司內(nèi)部管理機制,實行規(guī)范化的內(nèi)部管理,使公司各項工作有章可循,特制定本制度。
第二條 本制度包括:
1、日常辦公制度
2、辦公秩序管理制度
3、保密規(guī)定
4、文件收發(fā)、傳閱,檔案管理制度
5、印鑒、介紹信管理制度
6、文印、辦公設(shè)備管理制度
7、辦公用品領(lǐng)用制度
8、通信設(shè)備使用制度
9、財產(chǎn)管理制度
10、車輛使用與維護管理辦法
11、文件銷毀制度
第二章 日常辦公制度
第三條 公司上下都要嚴格遵守勞動管理制度和費用管理制度,高效率地為公司服務。
第四條 實行例會制度。重大問題、人事安排由總經(jīng)理辦公會決定;各項擔保項目由公司審保委員會集體討論決定?偨(jīng)理辦公會、中心經(jīng)理會每月不定期召開。
第五條 各中心及業(yè)務部門要認真履行職責,廣泛聽取員工的意見和建議。各中心及業(yè)務部門之間應按公司操作程序交流工作情況和信息。
第六條 員工之間互相尊重,團結(jié)友愛。重大問題堅持原則,一般分歧互相體諒、互相理解。
第七條 嚴格檔案管理,嚴守保密紀律。公司利益第一,個人利益服從公司利益。
第三章 辦公秩序管理制度
第八條 員工的儀容儀表:
員工個人形象代表著公司的形象,所以員工個人儀表的優(yōu)劣對公司至關(guān)重要,為此,公司對員工上班時間的儀容儀表作如下要求:
要求項目 | 男士 | 女士 | |
服裝 | 要求 | 西服套裝或整潔服裝 | 職業(yè)套裝 |
禁止 | 背心、短褲、無領(lǐng)上裝 | 低胸、無領(lǐng)、超短裙、短褲 | |
鞋 | 要求 | 穿皮鞋且保持光亮、干凈 | |
禁止 | 穿拖鞋,鞋面骯臟,有污垢、灰塵 | ||
發(fā)飾 | 要求 | 整齊、自然 | 整齊 |
禁止 | 亂蓬蓬、過長 | 零亂 | |
面容修飾 | 要求 | 保持精神、每日剃須 | 清淡的化妝 |
禁止 | 蓄須,無精打采 | 濃妝艷抹或不化妝 | |
其它 | 手指甲不能太長,禁止涂鮮艷的指甲油 |
第九條 員工在辦公時間和辦公地點不得大聲喧嘩、打鬧,不得在辦公室吃東西,不準干私活,不得長時間看非專業(yè)性報紙(如成都商報、成都晚報、華西都市報、商務早報、蜀報、四川青年報)。
第十條 員工在辦公場所和辦公時間,原則上不準打私人電話和會私客,不準帶小孩到公司玩耍。必須接的私人電話要盡量低聲,不得影響他人工作,最長不得超過三分鐘。必須接待的私客應到接待室或走廊接待。
第十一條 向領(lǐng)導請示、匯報工作,應簡明扼要,節(jié)省時間。原則上不允許越級請示、匯報,情況緊急、事關(guān)重大者除外。
第十二條 除談工作外,不準串崗閑聊、擅自離崗,進入各辦公室應先請示,允許后方可進入。
第十三條 員工負責本辦公室清潔衛(wèi)生,公共辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙、亂丟棄物,愛護辦公環(huán)境。
第十四條 員工要保持自己辦公桌桌面的整潔,禁止放置與辦公無關(guān)的雜物,下班時應整潔辦公桌面,私人物品均放入員工貯物柜,將辦公桌鎖好,防止文件資料的丟失。
第十五條 員工要禮貌待客,禮貌用語,禮貌接轉(zhuǎn)電話,耐心解答相關(guān)的業(yè)務事項及電話詢問,自覺樹立維護公司的良好形象。
第十六條 愛護公司財產(chǎn),最后離開辦公室的員工必須檢查門窗是否關(guān)閉,空調(diào)、電腦、電燈、飲水機是否關(guān)閉,防止火災和失竊事件的發(fā)生。
第四章 保密規(guī)定
第十七條 密級確定:
公司文件分“秘密”、“機密”、“絕密”三個等級,凡涉及三個等級內(nèi)文件均屬保密范圍。
1、“秘密”:內(nèi)部規(guī)章制度屬秘密級,只限全體員工周知,不可外傳。
2、“機密”:公司“總經(jīng)理辦公會議紀要和中心經(jīng)理辦公會議紀要”、“項目進度計劃”、“項目建議書”、“項目可行性研究報告”、“ 有關(guān)財務制度”、“財務報表”“各類經(jīng)濟合同、協(xié)議”等屬機密級,此類文件發(fā)至中心經(jīng)理及相關(guān)人員。
3、“絕密”:公司“董事會會議紀要”、“總經(jīng)理工作報告”、“年度財務決算報告書”、“年度財務收支和利潤分配方案”等屬公司絕密級,此類文件發(fā)至公司領(lǐng)導。
第十八條 保密規(guī)定:
1、由各中心及業(yè)務部門建立的專業(yè)性“機密”級以下文件(含“機密”級)由各中心及業(yè)務部門向辦公室提交文件軟盤及文件原稿備案,各中心及業(yè)務部門留存一份,其中軟盤及文件原稿由各中心經(jīng)理或業(yè)務部門主管負責保管,保存在計算機軟、硬盤上的文件必須作加密處理,密碼由各中心經(jīng)理或業(yè)務部門主管掌握。
2、各類“絕密”級文件統(tǒng)一由辦公室負責保管,保存在計算機軟、硬盤上的文件必須作加密處理,密碼由辦公室主管掌握。
3、各中心及業(yè)務部門的專業(yè)性“機密”級以下文件(含“機密”級)的打印草稿各中心經(jīng)理或業(yè)務部門主管負責收集,以備下次打印之用,凡不能繼續(xù)使用的草稿紙,各中心及業(yè)務部門必須及時銷毀,不得隨意放置。
4、辦公室定期對保存的各類文件軟盤進行拷貝更新,避免因軟盤損壞導致文件丟失。
第十九條 借閱規(guī)定:
1、凡借閱本中心或本部門“機密”級以下文件(含“機密”級),需經(jīng)部門主管允許,辦理借閱手續(xù),并于借閱當日歸還,若需帶出公司,需經(jīng)中心經(jīng)理簽字批準;
2、凡借閱其他中心或部門“機密”級以下文件(含“機密”級),需經(jīng)中心經(jīng)理允許,到辦公室登記辦理借閱手續(xù),并于借閱當日歸還,若需帶出公司,需經(jīng)總經(jīng)理簽字批準;
3、凡借閱“絕密”級文件,經(jīng)總經(jīng)理簽字批準,到辦公室登記、辦理借閱手續(xù),并于借閱當日歸還,不得帶出公司。
第二十條 對泄密行為的處理
凡私自傳播、散發(fā)、復印公司保密范圍內(nèi)的文件,均屬泄密行為。
泄露公司“秘密”者,給予警告處分一次。
泄露公司“機密”者,給予記過處分一次。
泄露公司“絕密”者,給予除名。
第二十一條 任何人不得隨意涂改或自行處理公司文件,必須妥善保管,公司不定期收回保密范圍內(nèi)文件統(tǒng)一銷毀。
第五章 文件收發(fā)、傳閱,檔案管理制度
第二十二條 管理分類及原則
1、公司檔案按三類實行“部門立卷、分類管理”辦法:
人事檔案:人力資源部立卷、管理;
業(yè)務檔案:各中心及業(yè)務部門立卷、管理;
財務檔案:財務中心立卷、辦公室管理;
2、立卷、歸檔中凡涉及兩個中心的檔案整理、保管工作因規(guī)定不明的,由行政管理中心協(xié)調(diào)后決定職責歸屬及處理辦法。
第二十三條 立卷歸檔要求
凡記載公司的具有查閱、保管價值的各類文件材料、磁盤、實物等,均屬歸檔范圍。具體如下:
1、行政管理中心立卷歸檔范圍
(1)辦公室立卷歸檔范圍
①公司成立的有關(guān)資料。包括可行性研究報告、合同協(xié)議、章程、申請報告、主管部門批復、營業(yè)執(zhí)照、董事會成員的簡歷、公司領(lǐng)導班子個人情況等。
②公司歷屆董事會的主要資料。如通知、董事會參加人員名單、會議日程安排、總經(jīng)理工作報告、董事會會議紀要、總經(jīng)理辦公會會議紀要等文字材料及聲像材料等。
③政府有關(guān)部門、單位發(fā)送我公司的來文、來函及其它資料。
④相關(guān)公司發(fā)送的各種邀請書、信息資料等。
⑤公司的規(guī)章制度、發(fā)文、紀要、通知。
⑥公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書、意向書(正本)。
⑦其它在公司各項行政、業(yè)務活動中形成的具有考查、利用價值的資料。
(2)人力資源部立卷歸檔范圍
①公司人事檔案,包括部門主管以上人員的任免通知、員工試用、聘用以及升職、獎懲、辭退的各種記錄;
②公司各類人員技術(shù)職稱、技術(shù)培訓的各種記錄;
③建立人才檔案庫,對所有技術(shù)專業(yè)人才設(shè)置特殊檔案;
2、財務中心立卷歸檔范圍
各類財務報表、憑證、資料以及與上級財稅部門、金融機構(gòu)相互來往的函件、協(xié)議、合同及其它文件。
3、其他中心及業(yè)務部門立卷歸檔范圍:
其他中心及業(yè)務部門專業(yè)資料、文件及其它。
第二十四條 文件的傳閱
1、需傳閱文件(上級政策性文件、公司的決策方案、公司的發(fā)文、公司收集的經(jīng)濟信息等),根據(jù)文件內(nèi)容由辦公室決定傳閱范圍。
2、建立卡片式文件的傳閱單,傳閱單上應有領(lǐng)導批示、閱文人及傳閱、退回時間。
3、辦公室應及時催閱已傳出的文件;
第二十五條 文件的借閱
1、公司員工借閱各類文件按第三章、第三條的有關(guān)規(guī)定辦理;
2、外單位人員借閱文件時,須持有介紹信,介紹信寫明文件號、借閱人姓名、政治面貌、職務、借閱時間、借閱目的等,經(jīng)總經(jīng)理審批后在辦公室辦理借閱手續(xù)。
第二十六條 文件的立卷歸檔存放
1、在年終,通過對照收發(fā)文登記本和借閱文件登記本,把所有應歸檔的文件收集齊全;
2、立卷時應保持文件之間的歷史聯(lián)系,按文件的共同特征和相互聯(lián)系進行組卷;
3、公司內(nèi)文件按文號以年為單位立卷。其他單位來文以單位名立卷。專題事項單獨立卷,即按問題特征立卷;
4、定卷時,對卷內(nèi)文件進行系統(tǒng)排列、編號,填寫卷內(nèi)目錄和卷本備考表,填好案卷的封皮及案卷的目錄。
第二十七條 文件的收發(fā)制度
1、發(fā)文
(1)在領(lǐng)導對文件草擬后,由辦公室對文件進行擬稿,也可由具體業(yè)務部門擬稿;
(2)文稿通過檢稿并證明無誤后,送往公司主管*審批簽發(fā);
(3)經(jīng)簽發(fā)的文稿應在發(fā)文登記簿上登記,填寫編號、成文日期、送發(fā)范圍、文件名稱、文號、份數(shù)、附件、簽發(fā)人等事項;
(4)經(jīng)登記后的文稿方可正式印制、蓋章;
(5)文件收領(lǐng)部門必須在發(fā)文登記單上簽字,發(fā)文登記單隨留底文件一同保存,以備核查。
2、收文
(1)建立收文登記簿。填寫順序號、收文日期,來文單位、文號、文件名稱、份數(shù)、內(nèi)容摘要、處理情況等事項。
(2)上級或其它單位文件、內(nèi)部資料以及掛號信件等都應登記。一些帶廣告性質(zhì)的信函以及不具文件性質(zhì)的電報、報刊等不必記錄。
(3)急件隨到隨登,并及時分送,不得延誤。
(4)在收文登記的同時,在文件右上角加蓋本公司的收文專用章。
第六章 印鑒、介紹信管理制度
第二十八條 公司印鑒、法定代表人個人印鑒、總經(jīng)理個人印鑒由總經(jīng)理指派專人保管,公司各中心及業(yè)務部門的印鑒由部門負責人指派專人保管。
第二十九條 印鑒必須放在安全的地方,不可亂放,發(fā)現(xiàn)印鑒丟失或有異,F(xiàn)象,應及時報告領(lǐng)導,迅速查明情況,及時處理,確認丟失,應向有關(guān)部門聲明作廢。
第三十條 各中心及業(yè)務部門因?qū)ν鈽I(yè)務需要使用公司印鑒時,需經(jīng)行政管理中心審核、簽字登記后,方可辦理。公司投資、擔保等重大經(jīng)濟活動涉及各種對外合同使用公司印鑒,需經(jīng)總經(jīng)理簽字,交由辦公室登記后方可辦理。
第三十一條 所有公司文件應先編上文號,經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后方可加蓋公司印鑒。
第三十二條 各中心及業(yè)務部門印鑒或?qū)S糜¤b因機構(gòu)變動或其他原因停用時,應統(tǒng)一交回行政管理中心并指定辦公室加以銷毀。
第三十三條 凡以公司名義出具的介紹信,須由行政管理中心經(jīng)理簽發(fā)。填寫介紹信應按規(guī)定內(nèi)容填寫,持出部分和存根部分內(nèi)容一致,經(jīng)辦人需在存根聯(lián)上簽字。
第三十四條 所有介紹信均應按順序編號,非經(jīng)總經(jīng)理書面特許,不能出具空白介紹信。經(jīng)特批出具的空白介紹信必須說明有效期限,并由使用人在介紹信存根簽名。
第三十五條 非本公司工作人員,不得使用公司介紹信。因工作需要必須使用時,須經(jīng)總經(jīng)理書面批準。
第三十六條 妥善保管介紹信存根,及時歸檔。
第七章 文印、辦公設(shè)備管理制度
第三十七條 辦公室文印人員必須遵守公司的保密規(guī)定,不得泄露工作中接觸的公司保密事項;
第三十八條 打印文件,應按文件收發(fā)規(guī)定由各級領(lǐng)導簽字批準。各中心及業(yè)務部門草擬的文件、報表和業(yè)務資料,需注明擬稿人及打印份數(shù),經(jīng)中心經(jīng)理簽字批準方可打印。
第三十九條 公司各中心及業(yè)務部門需復印的各種文件、資料,要求注明復印份數(shù),復印量過大時需注明用途,由中心或部門負責人簽字并經(jīng)辦公室主管審核登記后方可復印。
第四十條 公司各中心及業(yè)務部門需傳真的各種文件、資料,需注明傳真號、對方的單位名稱及接件人,經(jīng)中心或部門負責人簽字并經(jīng)辦公室主管審核登記后發(fā)送。
第四十一條 文印工作人員必須按時、按質(zhì)完成打字、傳真、復印任務,不得積壓遲誤,任務緊急時應加班完成。
第四十二條 復印機、傳真機由專人管理。一般情況下非專管人員未經(jīng)允許不準開機;
第四十三條 原則上不接受外單位、個人資料打印、復印,如確實需要,經(jīng)辦公室主管批準后辦理登記收費手續(xù)。復印收費標準:(A3,B4)0.2元/張,(A4,B5)0.1元/張;打字收費標準:以A4計算每頁收費5元。收據(jù)由財務部出具;
第四十四條 文印人員應愛護設(shè)備,按操作程序進行操作,節(jié)約用紙,降低消耗,注意安全。
第四十五條 文印的消耗材料采購,須報辦公室批準方可購買。
第四十六條 嚴禁私事用傳真電話,嚴禁將電腦用于私人學習或玩游戲。違者按公司的有關(guān)規(guī)定處罰。
第四十七條 各中心及業(yè)務部門發(fā)生的文印材料消耗及傳真、長途電話費用由辦公室負責統(tǒng)計,并報財務部門備案,作為年終各中心及業(yè)務部門費用考核的依據(jù)。
第八章 辦公用品領(lǐng)用制度
第四十八條 公司各部門所需的辦公用品(財務部除外),按計劃由辦公室統(tǒng)一購置,各部門按實際需要領(lǐng)用。
第四十九條 辦公室指派專人負責對辦公用品進行造冊,領(lǐng)用時實行登記制度。
第五十條 辦公用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。
第五十一條 所有員工要本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費的原則,愛惜辦公用品。
第五十二條 購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用,由行政管理中心經(jīng)理審批,購置大宗辦公用品,必須按財務管理規(guī)定報總經(jīng)理批準后購置。
第九章 通訊設(shè)備使用制度
第五十三條 接聽外來電話必須用規(guī)范用語,通話時講普通話,如對方為本地人時可講地方語言。規(guī)范用語為:“您好,擔保公司”,“請問找哪位”,“請稍等”,“謝謝”,“再見”。
第五十四條 電話為辦公配備、使用,私事打市內(nèi)電話不得妨礙聯(lián)系公務。通話須簡單明了,禁止用電話聊天。
第五十五條 因公撥打長途電話按下列程序辦理:
(1)詳細填寫“長途電話使用申請單”;
(2)交中心或部門負責人簽字;
(3)通話完結(jié)后,將登記表項目完成以備核查。
第五十六條 禁止員工為私事掛撥長途電話。確有急事需要,比照因公程序辦理,并按電信局收費標準收費,由財務部出具收據(jù)。禁止撥打各種信息臺及股市信息電話。如有違反,將給予以100~500元人民幣罰款。
第五十七條 公司報銷限額費用的傳呼、手機必須隨時處于待機狀態(tài),并在公司呼叫時立即回答。
第十章 財產(chǎn)管理制度
第五十八條 公司全部固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公設(shè)備用品由辦公室統(tǒng)一負責購置、保管、調(diào)配、報廢處理。
第五十九條 購置財產(chǎn)、辦公用具按下列程序辦理:
1、公司購買辦公用品及低值易耗品,均需使用部門填寫《物品購置計劃單》報辦公室匯總,并報主管副總(總經(jīng)理助理)或總經(jīng)理審查同意,財務部憑審批后的《物品購置計劃單》預付貨款。
2、日常耗用的辦公用品由辦公室根據(jù)業(yè)務需要量,編制全年預算和分批采購計劃。
3、各部門業(yè)務必需的書報、雜志、學習資料等,由各部門列出清單,行政管理中心經(jīng)理批準后方可購買。
4、購置的各項財產(chǎn)、辦公用品、書刊等,均憑正式發(fā)票和實物,由辦公室驗收、登記并在發(fā)票上簽收后,連同審批后的《物品購置計劃單》在財務部按費用報銷規(guī)定報銷,并據(jù)此入帳。
第六十條 財產(chǎn)的保管與使用。
1、公司全部固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品,統(tǒng)一由辦公室登記、建卡、保管,其中固定資產(chǎn)和大宗低值易耗品,財務部還應建立分類明細帳,進行固定資產(chǎn)折舊和低值易耗品攤銷的會計核算。
2、各部門所需使用的各項物品,在辦公室辦理領(lǐng)用手續(xù),并按部門建立在用物品登記簿。員工所用的辦公用品,由使用者負責保管。
第六十一條 財產(chǎn)物資的報廢。
1、固定資產(chǎn)報廢由使用部門向辦公室申報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,分別在財務部、辦公室辦理核銷手續(xù)。
2、各類需清理變賣的財產(chǎn)物資由辦公室登記造冊,財務部審查并合理定價報總經(jīng)理批準后處理,所獲變賣收入財務部據(jù)以入帳。
第十一章 車輛使用與維護管理辦法
第六十二條 車輛使用:
1、公司車輛由辦公室負責管理和調(diào)配,并首先保證領(lǐng)導使用。
2、各中心及業(yè)務部門用車時,應由中心或部門負責人填寫《派車申請單》說明去向、用途,提前通知辦公室,辦公室主管視業(yè)務的輕重緩急和出車地點合理調(diào)配。
3、根據(jù)業(yè)務需要有駕駛執(zhí)照的員工,經(jīng)行政管理中心經(jīng)理派遣,可以駕駛公司車輛。
4、保證財務部取款、送款用車;
5、因業(yè)務急需,公司又無車需乘出租車時,由各業(yè)務中心經(jīng)理說明理由,行政管理中心經(jīng)理同意并簽字后才能報銷。
6、每日下班時各車輛鑰匙統(tǒng)一交回辦公室保管,節(jié)假日、晚上車輛一律停放在公司,若因外出加班超過21時,或其他原因不能停放公司時,經(jīng)請示后,可以停放它處。
第六十三條 車輛維護:
1、專職駕駛員負責公司車輛保養(yǎng)、維護、年審等。車輛需要檢修時,專職駕駛員說明情況,經(jīng)行政管理中心經(jīng)理審核同意后,實施檢修。維修費用達500元以上,需經(jīng)總經(jīng)理審核后,再進行檢修。
2、購置車輛備件(品)金額在500元以上的,由專職駕駛員填寫《物品購置計劃單》,經(jīng)總經(jīng)理審批后報銷。
第六十四條 事故的處理
1、發(fā)生行車事故后,不論行車事故大小必須報辦公室備案。
2、公務用車情況下?lián)p失金額在5000元以下的責任事故,保險公司賠付后的不足部份由責任人自行承擔。
3、公務用車情況下?lián)p失在5000元以上的責任事故,保險公司賠付后的不足部份40%由責任人承擔;60%由公司承擔。
4、經(jīng)批準后的私人用車如發(fā)生事故,維修費用一律自負。
第六十五條 其它情況處理
1、駕駛者因違章被處罰公司不予以報銷。
2、未經(jīng)批準自行出車、執(zhí)行公務擅辦私事者,除扣發(fā)駕駛者當月全部獎金外,還將受到公司行政處罰。
3、未經(jīng)批準自行出車、執(zhí)行公務擅辦私事時發(fā)生行車事故的,不僅要自負全部經(jīng)濟責任,公司還要處以500-2000元的罰款。
4、不具備駕駛資格的未經(jīng)批準擅自駕駛,扣發(fā)駕駛者當月全部獎金。在此期間發(fā)生行車事故的自負全部責任,并將受到公司嚴厲的行政處罰。
第十二章 文件銷毀制度
第六十六條 銷毀文件指把沒有保存價值或作廢的文件、資料、合同、協(xié)議、刊物等書面資料,按有關(guān)規(guī)定加以銷毀。
第六十七條 應銷毀文件范圍:
1、上級下發(fā)的文件,不需要歸檔立卷或備份的文件。
2、本公司制發(fā)的文件,歸檔立卷后的余份。
3、政級單位報送的無存檔價值的文件、資料等。
4、公司會議文件、資料立卷后的余份。
5、公司決定作廢的合同、協(xié)議及行政文件等。
6、上級機關(guān)指定銷毀的文件、資料等。
第六十八條 銷毀程序:
1、清點:
總經(jīng)理辦公室把確認就銷毀的文件、資料通知各部門清理出來,按份數(shù)核對點清,交由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一銷毀,各部門不得自行銷毀。
2、登記:
將應銷毀的文件、資料逐份登記在《文件銷毀申請單》上。不允許未經(jīng)登記,私自將文件銷毀。
3、審批:
公司所有合同、協(xié)議,上級政發(fā)的文件、資料及一切屬于公司“密級”文件范圍的文件、資料,需經(jīng)總經(jīng)理或分管副總審批后方可銷毀;其它內(nèi)部行政文件、資料等需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審批后方可銷毀。
4、銷毀:
辦公室定于每月30日進行文件銷毀工作。
5、備案:文件銷毀后,監(jiān)銷人要在《文件銷毀申請單》上簽字,并注明時間。《文件銷毀申請單》將長期存檔。
第六十九條 本規(guī)定自頒布之日起生效,請各部門嚴格遵守。
第七十條 本規(guī)定解釋權(quán)在公司總經(jīng)理辦公室。
第十三章 附則
第七十一條本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會審核后公布實施,修改亦同。
第七十二條本制度如有未盡事宜,可由總經(jīng)理辦公會另行補充規(guī)定。
第七十三條本制度如與國家有關(guān)法律、法規(guī)相抵觸,則以國家法律、法規(guī)為準。