公司辦公設施管理規(guī)定

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公司辦公設施管理規(guī)定
一節(jié) 辦公設施管理
一、辦公設施分類
辦公設備:包括打印機、打印機、復印件、傳真機、服務器、軟件、等物品。
辦公打印機:包括辦公桌椅、會議桌、洽談臺、文件柜等物品。
二、辦公設施采購
(一)辦公設施的采購,由行政部統(tǒng)一購買。每未由各部門提出下一度購買需求,提交行政部匯總并編制下一度辦公設施購置計劃和預算,經(jīng)財務部復核、總經(jīng)理審核后,報董事會審議。
(二)根據(jù)度辦公設施購置計劃,由使用部門提出書面報告,經(jīng)綜合行政部與財務部會審,報總經(jīng)理批準后,歸口行政部購置。計劃外的辦公設施購置,除辦理以上手續(xù)外,需特別說明購置的理由, 并報董事會批準后實施。
(三)購置、建造單項價值在 萬元以上或總價值在 萬元以上辦公設施時,必須按招標方式進行,并報董事會備案。
三、辦公設施的管理
(一)辦公設施編號
、辦公設施實行編號管理,由行政部會同財務部,在辦公設施交付使用的當天,進行登記并統(tǒng)一編號。
、編號辦法:編號形式為:公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。
①辦公設備編號(-yp-xxx;包括:打印機,打印機,軟件,服務器,傳真機等物品)。
②辦公家具編號(-jj-xxx;包括:辦公桌椅,會議臺,洽談臺, 文件柜等物品)。
(二)辦公設施標牌制作
、定制統(tǒng)一的辦公設施牌,標牌的內(nèi)容包括:公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。
、標牌的材料為即時貼,由行政部會同財務部在辦公設施交付使用的當天,進行登記并貼上標牌。
四、辦公設施的異動管理
(一)辦公設施的租賃、出租、出借、抵押、擔保、調(diào)入、調(diào)出、報廢等,必須由使用部門提出書面報告,經(jīng)行政部與財務部會審,由財務經(jīng)理審核確認并報總經(jīng)理批準后方可辦理相關手續(xù)。
(二)辦公設施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移,由使用部門或使用人提出書面報告,經(jīng)行政部與財務部會審,報總經(jīng)理批準后實施。
(三)按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設施異動,行政部應在手續(xù)完成后的當天作相應的登記,并填寫《辦公設施異動通知單》,財務部應在手續(xù)完成后的三天內(nèi)根據(jù)《辦公設施異動通知單》作相應的帳務處理。
五、無關人員無故不要進入傳真區(qū)域, 更不準擅自翻閱甚至取拿傳真件。
六、不得傳真私人資料和未經(jīng)批準手續(xù)先行發(fā)出傳真。
七、傳真機的使用注意事項(不得把下列稿件傳入傳真機)
、涂改液未干或稿件有涂層;
、稿件有皺紋、折縫或嚴重卷曲;
、破裂的稿件或稿件過厚;
、炭紙或背面有炭的稿件。

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