辦公室崗位責(zé)任制及工作制度(一)

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辦公室崗位責(zé)任制及工作制度

辦公室崗位責(zé)任制及工作制度

一、辦公室主要職責(zé)和任務(wù)

辦公室是分局的綜合業(yè)務(wù)職能部門,圍繞分局中心工作參與政務(wù),管好事務(wù),搞好服務(wù),確保分局日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其主要職責(zé)和任務(wù):

(一)負(fù)責(zé)起草分局重要文件,審核機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門擬制的文件。

(二)負(fù)責(zé)信息綜合、學(xué)術(shù)調(diào)研、稅收宣傳、文電處理和學(xué)會(huì)秘書工作。

(三)負(fù)責(zé)機(jī)要、檔案、信訪和來訪接待工作。

(四)負(fù)責(zé)局領(lǐng)導(dǎo)交辦的組織協(xié)調(diào)、督促檢查工作。

(五)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、安排全局各類會(huì)議和有關(guān)會(huì)議的組織工作。

(六)參與協(xié)調(diào)、組織分局領(lǐng)導(dǎo)參加的有關(guān)活動(dòng)。

二、辦公室各類人員工作職責(zé)

(一) 文秘人員職責(zé)

、 承辦以分局、分局辦公室名義上報(bào)、下發(fā)的公文。

、負(fù)責(zé)分局度總結(jié)、工作要點(diǎn)、綜合性經(jīng)驗(yàn)材料等重要文件的起草。

、按照分局領(lǐng)導(dǎo)指示,向上級(jí)有關(guān)部門反映分局重要工作的落實(shí)情況。

、負(fù)責(zé)分局各類信息的搜集、綜合、傳送上報(bào)和對(duì)下考核。

、負(fù)責(zé)落實(shí)調(diào)研課題,撰寫調(diào)研報(bào)告,組織分局學(xué)術(shù)理論研究活動(dòng)。

、負(fù)責(zé)與新聞單位的聯(lián)系和新聞報(bào)道稿件的撰寫、審核、報(bào)送。協(xié)調(diào)組織稅收宣傳活動(dòng),承辦上級(jí)交辦的涉稅雜志征訂工作。

、負(fù)責(zé)分局領(lǐng)導(dǎo)交辦有關(guān)工作的督促檢查、組織協(xié)調(diào)和情況反饋。

、承擔(dān)分局《月工作要點(diǎn)》和《周會(huì)議安排》的收集、綜合擬制。

、負(fù)責(zé)記載分局《大事記》。

、負(fù)責(zé)局長辦公會(huì)、分局局務(wù)會(huì)的會(huì)議記錄、會(huì)務(wù)工作和會(huì)議紀(jì)要的起草。安排、協(xié)調(diào)以分局名義召開的各類會(huì)議。

、參與協(xié)調(diào)分局領(lǐng)導(dǎo)參加的各種公務(wù)活動(dòng)。

、負(fù)責(zé)分局各類電、函的處理。

、負(fù)責(zé)分局日常值班和來訪接待工作。

(二) 機(jī)要人員職責(zé)

、 負(fù)責(zé)全局各類文件收發(fā)、傳閱、借閱工作。

、 負(fù)責(zé)分局印鑒、介紹信的保管和使用。

、負(fù)責(zé)全局重大事件的記錄、整理、保存。

(三)檔案人員職責(zé)

、負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理等文書立卷工作和案卷的接收與移交;

、保管本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案,匯編檔案資料,編制檢索,提供檔案利用;

、整理室藏檔案,科學(xué)分類排列,系統(tǒng)編目編號(hào),使之達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),并做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)工作;

、搞好庫房管理,落實(shí)“八防”措施,保護(hù)檔案安全并定期核對(duì)清點(diǎn)檔案,保持賬物相符;

、對(duì)所屬機(jī)構(gòu)形成的各種文件材料的收集、整理、歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);

、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

(四)打字員職責(zé)

、 負(fù)責(zé)分局、分局辦公室文件的打印或復(fù)印。

、負(fù)責(zé)對(duì)微機(jī)、打印機(jī)、油印機(jī)進(jìn)行和復(fù)印進(jìn)行定期保養(yǎng),負(fù)責(zé)文件頭、文件紙及打印零配件保管工作。

、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

辦公室工作制度

一、檔案管理制度

(一)檔案歸檔制度

歸檔范圍:本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成和使用的公文、電報(bào)、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、相片等,凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)具有查找利用價(jià)值的,均屬歸檔范圍。

歸檔時(shí)間:文書檔案二上半完成,會(huì)計(jì)檔案隔一季度完成,科技、聲像檔案在工作項(xiàng)目,活動(dòng)之后隨時(shí)歸檔。

歸檔要求:

、一個(gè)機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案為一全宗。

、 分類一般采取度——問題分類。

、案卷的排列、以全宗為單位,按不同門類、載體和不同保管期限分別排列,排列方法統(tǒng)一,前后保持一致,不可任意改動(dòng)。

、根據(jù)不同門類和保管期限,按照案卷排列的順序編制卷號(hào),在一個(gè)全宗內(nèi),案卷目錄號(hào)不得重復(fù)。在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)案卷號(hào)。

、案卷質(zhì)量應(yīng)符合《武漢市機(jī)關(guān)檔案室業(yè)務(wù)建設(shè)暫行規(guī)定》的要求,案卷格式和各種裝具符合國家和市檔案局標(biāo)準(zhǔn),卷內(nèi)文字嚴(yán)禁使用鉛筆、元珠筆。

(二)檔案保管制度

、本機(jī)關(guān)形成的各處門類和載體的檔案,由檔案室集中統(tǒng)一管理,做到專室、專柜、專(兼)職人員負(fù)責(zé)保管;

、檔案室有防資措施,防風(fēng)窗簾,防火器材,檔案柜內(nèi)放有防蟲、防腐藥品,以使檔案得到安全保護(hù);

、根據(jù)氣候條件,適時(shí)開窗通風(fēng)或密閉門窗防潮,以保持室內(nèi)一定的溫濕度;

、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、存放易燃、易爆物品及招鼠之物,保持室內(nèi)清潔;

、平時(shí)出入庫存的檔案,應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)登記,并定期檢查室藏檔案、經(jīng)常檢查電燈、電器線路有無破損,下班前注意關(guān)燈、鎖門、關(guān)門窗。

、檔案人員變動(dòng)工作時(shí),必須辦理交接手續(xù),嚴(yán)格核實(shí)交接的檔案。

(三)檔案保密制度

、經(jīng)常對(duì)機(jī)關(guān)工作人員進(jìn)行檔案保密教育,明確保密范圍,嚴(yán)守保密紀(jì)律,執(zhí)行《保密手冊(cè)》;

、非因工作不得隨意談?wù)摍n案內(nèi)容,不得在和人交往和通信中泄露屬于國家機(jī)密和檔案資料;

、不得擅自提供、翻印、復(fù)制、抄錄、攜帶、銷毀屬于國家機(jī)密的檔案資料,并嚴(yán)禁將檔案攜帶、傳遞、寄至境外;

、凡屬保密檔案,不得利用公開的報(bào)刊、書籍、展覽、廣播、錄像進(jìn)行宣傳;

、嚴(yán)格控制機(jī)密檔案查閱范圍,并按照保密規(guī)定,對(duì)歸檔后多余的文件材料及時(shí)銷毀;

、定期檢查檔案保密情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào),不隱瞞、失泄密事故;

、加強(qiáng)庫房管理,非本室工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)。

(四)檔案利用制度

、檔案室保存的各種門類和載體的檔案均屬利用范圍,主要為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù);

、本機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案,均限于本人工作范圍所形成的檔案材料,查閱超出本人工作范圍的須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意;

、 查閱保密檔案范圍,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

、外單位查閱檔案時(shí),必須持介紹信,經(jīng)同意按介紹信內(nèi)容查閱;

、查閱檔案時(shí),嚴(yán)禁涂改、勾劃、抽、折毀、剪裁、增刪檔案,對(duì)摘抄的檔案不得私人保管或轉(zhuǎn)借傳閱,更不能翻印公布、倒賣;

、查閱檔案必須履行登記,注銷和檢查手續(xù),當(dāng)面點(diǎn)清,如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),及時(shí)追究責(zé)任,并采取補(bǔ)救措施。

二、辦公室會(huì)務(wù)制度

、為保證辦公室工作高效協(xié)調(diào)、順暢運(yùn)作,建立辦公會(huì)制度;

、辦公會(huì)由主任或委托副主任主持召開。

、會(huì)議一般每周一下午召開,有特殊情況可臨時(shí)召開。

、參加會(huì)議人員為辦公室全體人員,必要時(shí)通知有關(guān)人員參加。

、辦公會(huì)主要內(nèi)容為匯報(bào)講評(píng)上周工作,布置下周及近期主要工作,商議、協(xié)調(diào)、解決工作中遇到的矛盾和問題。

、秘書市辦會(huì)議的會(huì)務(wù)組織工作。

三、打印室管理制度

、 文秘人員負(fù)責(zé)打印室的管理工作。

、文秘人員對(duì)送交的文件、材料應(yīng)逐一登記、校核,并簽字后送打印室打印。

、電腦等打印設(shè)備要經(jīng)常維護(hù)。打印設(shè)備出現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)分析,查找原因,并向辦公室領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

、嚴(yán)格打印或復(fù)印程序和手續(xù)。打印文件必須有領(lǐng)導(dǎo)簽字、有文號(hào)、有校對(duì)人簽名。不得私自接受打印件或復(fù)印。手續(xù)不完備的應(yīng)拒絕打印。

、保證打印或復(fù)印質(zhì)量,提高工作效率。堅(jiān)持誰起草誰校對(duì),兩校一復(fù)核制度。急件隨到隨打,平件一般不超過三天。一般差錯(cuò)率控制在千之分二以內(nèi),杜絕原則性差錯(cuò)。

、嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,禁止無關(guān)人員翻閱打印資料和出入打印室,不在室內(nèi)待客閑談。

、負(fù)責(zé)打印室的安全、衛(wèi)生、保潔工作。做到每日清掃清潔,每周大掃除。人走四關(guān)(關(guān)機(jī)、關(guān)電、關(guān)燈、關(guān)門)。

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