合同管理整改措施

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關(guān)于合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、防范工作整改意見(jiàn)

一、合同管理方面

【問(wèn)題1】合同原件散見(jiàn)于各個(gè)部門(mén)。

隱患:合同原件易丟失,不利于合同部門(mén)對(duì)合同的整體管理。

建議:合同原件應(yīng)該由合同管理部門(mén)統(tǒng)一管理,除滿足財(cái)務(wù)部門(mén)需要外,合同管理部門(mén)應(yīng)保存完備的合同原件,其他部門(mén)需要備份合同,可以使用復(fù)印件。

【問(wèn)題2】合同相關(guān)資料存放散亂,如:合同主體資信調(diào)查資料、授權(quán)委托資料、設(shè)備材料領(lǐng)用資料、合同結(jié)算資料與合同文本存放散亂。

隱患:合同資料易于丟失,不利于對(duì)整個(gè)合同的履約情況進(jìn)行掌控。

建議:將合同主體資信調(diào)查資料、授權(quán)委托資料、設(shè)備材料領(lǐng)用資料(特別指工程勞務(wù)承包公司的月領(lǐng)用匯總表)、合同結(jié)算資料(特別指工程勞務(wù)承包公司的月結(jié)算資料與最終結(jié)算資料)與合同原件存放在一起,除滿足財(cái)務(wù)部門(mén)需要外,統(tǒng)一由合同管理部門(mén)備存。

【問(wèn)題3】合同臺(tái)賬登記不全。

隱患:不利于合同分類(lèi)、履約管理,不利于項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)掌控合同的履約情況。

建議:將合同按工程勞務(wù)承包、材料、設(shè)備、臨建、臨時(shí)用地分類(lèi)管理,建立合同臺(tái)賬,標(biāo)明履約情況。具體表格可以參照集團(tuán)公司豫工集法[2015]75號(hào)附件1《合同簽訂、履約情況統(tǒng)計(jì)表》。

二、合同簽訂規(guī)范方面

【問(wèn)題1】合同主體(合同前置的甲乙方)與合同簽章主體(合同后置的甲乙方)不符。

隱患:因合同主體不明,導(dǎo)致合同無(wú)效,敗訴風(fēng)險(xiǎn)較大。

建議:合同主體應(yīng)以合同簽章主體為準(zhǔn),嚴(yán)格一致,一字不差,更不能將合同主體的名字縮寫(xiě)。

【問(wèn)題2】合同文本中表格有空項(xiàng)。

隱患:存在合同相對(duì)方為了謀取不正當(dāng)利益隨意添加合同內(nèi)容的風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致合同糾紛。

建議:將合同文本中表格的空項(xiàng)抹去或添加文字,作到無(wú)空項(xiàng)。

【問(wèn)題3】合同文本無(wú)頁(yè)碼。

隱患:存在合同相對(duì)方為了謀取不正當(dāng)利益整頁(yè)更改合同內(nèi)容的風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致合同糾紛。

建議:在合同文本底端添加“第 頁(yè) 共 頁(yè)”字樣,并且有“甲方(法人代表或授權(quán)代理人)簽字: 乙方甲方(法人代表或授權(quán)代理人)簽字:”字樣。

三、合同履約方面

【問(wèn)題1】與自然人或個(gè)體工商戶簽訂工程勞務(wù)承包合同。

隱患:自然人或個(gè)體工商戶不能以工程勞務(wù)承包隊(duì)伍這種組織的名義對(duì)外獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任,所以與自然人或個(gè)體工商戶簽訂的工程勞務(wù)承包合同屬無(wú)效合同,法律不予保護(hù)。而在實(shí)際審判中,相關(guān)司法解釋又保護(hù)工程法人(如我們集團(tuán)公司)與自然人或個(gè)體工商戶之間的事實(shí)勞務(wù)合同,即自然人或個(gè)體工商戶組織的勞務(wù)隊(duì)伍干多少工程,工程法人應(yīng)支付多少工程款,這種工程勞務(wù)承包合同對(duì)有資質(zhì)的工程法人極為不利。工程法人不但要對(duì)自然人或個(gè)體工商戶所施工的工程質(zhì)量負(fù)責(zé),還要對(duì)其糾紛(其組織內(nèi)部的人員傷亡賠付糾紛、與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)糾紛)承擔(dān)責(zé)任,因此工程法人與自然人或個(gè)體工商戶簽訂的工程勞務(wù)承包合同風(fēng)險(xiǎn)極大,不可控制。其次,違背了集團(tuán)公司豫工集法[2015]117號(hào)文的禁止性規(guī)定。

建議:嚴(yán)禁與自然人、個(gè)體工商戶以及非法人組織簽訂工程勞務(wù)承包合同?紤]到施工實(shí)際情況和各種錯(cuò)綜復(fù)雜的社會(huì)關(guān)系,若不得已將工程勞務(wù)承包給自然人或個(gè)體工商戶應(yīng)讓他們掛靠到有法人資格和相應(yīng)施工資質(zhì)的施工單位。

【問(wèn)題2】合同相對(duì)方委托授權(quán)內(nèi)容不明,授權(quán)委托書(shū)出現(xiàn)“我公司委托某某處理相關(guān)的一切事宜”。

隱患:授權(quán)委托書(shū)授權(quán)權(quán)限不明,容易產(chǎn)生合同糾紛,合同履約風(fēng)險(xiǎn)較大。

建議:授權(quán)委托書(shū)授權(quán)權(quán)限應(yīng)清晰明了,如授權(quán)簽訂合同、施工現(xiàn)場(chǎng)管理、辦理結(jié)算,辦理領(lǐng)款,辦理領(lǐng)用材料設(shè)備等。在合同履行中,一定清楚協(xié)作隊(duì)伍現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人的代理權(quán)限,哪些事情是其能簽字的,哪些事情是其不能簽字的,要求他根據(jù)其代理權(quán)限簽字。

【問(wèn)題3】合同相對(duì)方委托代理人轉(zhuǎn)委托。

隱患:委托代理人轉(zhuǎn)委托除非是緊急情況且為了委托人的利益,一般情況下,委托人對(duì)轉(zhuǎn)委托形成的民事責(zé)任是不承擔(dān)責(zé)任的,除非委托人事后追認(rèn)。轉(zhuǎn)委托很容易產(chǎn)生合同履約風(fēng)險(xiǎn),且不可控制。

建議:禁止出現(xiàn)轉(zhuǎn)委托。

【問(wèn)題4】材料設(shè)備領(lǐng)用單據(jù)上領(lǐng)用單位與合同相對(duì)方名字不符。

隱患:容易出現(xiàn)被領(lǐng)用的材料設(shè)備無(wú)人認(rèn)賬,產(chǎn)生合同糾紛,敗訴風(fēng)險(xiǎn)較大。

建議:材料設(shè)備領(lǐng)用單據(jù)上領(lǐng)用單位一定要與合同相對(duì)方的名字嚴(yán)格一致,一字不差,更不能將合同相對(duì)方的名字縮寫(xiě)。對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的,且無(wú)法更改的領(lǐng)料單據(jù),補(bǔ)救措施為:將領(lǐng)料單據(jù)按日期、簽字人員匯總成表,催促相應(yīng)合同相對(duì)方簽章確認(rèn)。要求:每月工程結(jié)算時(shí)間,將合同相對(duì)方當(dāng)月領(lǐng)用的材料設(shè)備根據(jù)領(lǐng)料單據(jù)匯總成表,經(jīng)合同相對(duì)方簽章確認(rèn)后與工程量結(jié)算單據(jù)一同附入合同原件之后,統(tǒng)一保存。

【問(wèn)題5】月工程量結(jié)算單據(jù)無(wú)合同相對(duì)方簽章確認(rèn)。

隱患:易出現(xiàn)因合同相對(duì)方授權(quán)不明產(chǎn)生糾紛。

建議:除合同向?qū)Ψ轿写砣撕炞滞,合同相?duì)方還應(yīng)簽章確認(rèn)。

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