上海流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)指南

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依據(jù)中組部、人事部《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)[1996]118號(hào))和上海市人事局《關(guān)于建立本市流動(dòng)人員人事檔案統(tǒng)一服務(wù)平臺(tái)的意見(jiàn)》(滬人[2002]128號(hào)),為本市各類(lèi)企事業(yè)單位和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才、管理人才提供人事檔案綜合管理服務(wù)。

一、流動(dòng)人員人事檔案接收

1、接收范圍

(1)辭職或被辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

(2)與用人單位解除勞動(dòng)合同或聘用合同的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

(3)待業(yè)的大中專(zhuān)畢業(yè)生的檔案;

(4)自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人員的人事檔案;

(5)外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營(yíng)科技企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等非國(guó)有企業(yè)聘用的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

(6)外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案;

(7)其他流動(dòng)人員的人事檔案。

2、辦理手續(xù)

(1)單位委托管理人事檔案。由單位攜帶營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證(復(fù)印件)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案委托管理合同,并提供員工檔案所在地。由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理和代辦調(diào)集員工檔案手續(xù)。檔案轉(zhuǎn)入后,人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提供相關(guān)人事服務(wù)。

(2)個(gè)人委托管理人事檔案。由本人攜帶身份證、解除工作關(guān)系證明或退工單辦理調(diào)檔手續(xù),手續(xù)齊全當(dāng)場(chǎng)辦理。待檔案轉(zhuǎn)入后與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案委托管理合同,人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提供相關(guān)人事服務(wù)。

3、注意事項(xiàng)

非本市戶籍人員的人事檔案應(yīng)委托戶籍所在地的政府人力資源和社會(huì)保障部門(mén)所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理(申辦《上海市居住證》人員人事檔案根據(jù)居住證受理窗口要求調(diào)入本市管理的除外)。

二、流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)出

1、轉(zhuǎn)出事由

流動(dòng)人員因錄用,新單位具有保管檔案資格或委托其他人才中心或職介所保管,并要求轉(zhuǎn)出的;流動(dòng)人員因退工或其他原因,要求檔案轉(zhuǎn)至街道的。

2、轉(zhuǎn)出手續(xù)

錄用單位具有保管檔案資格的,由單位工作人員憑檔案憑證、調(diào)檔函(黨委蓋章)、錄用證明材料(如錄用名冊(cè)、聘用手冊(cè)等)、取檔人工作證辦理調(diào)檔手續(xù)。

錄用單位委托其他人才中心或職介所保管的,由人才中心或職介所工作人員憑檔案憑證、調(diào)檔函、工作證辦理調(diào)檔手續(xù)。

個(gè)人要求檔案退至街道的,憑檔案憑證、勞動(dòng)手冊(cè)(如無(wú)勞動(dòng)手冊(cè)需帶戶口簿)辦理手續(xù)。檔案中退工手續(xù)須齊全。退工手續(xù)不全的,個(gè)人須補(bǔ)辦退工手續(xù)或提供戶口所在區(qū)(縣)職介所開(kāi)具的同意接收檔案的證明。原工作單位已注銷(xiāo)的,須提供工商局出具的單位注銷(xiāo)證明。

3、注意事項(xiàng)

新錄用單位調(diào)檔的,原工作單位須已辦妥退工手續(xù)。集體戶口或黨組織關(guān)系掛靠的須先行轉(zhuǎn)出。

三、流動(dòng)人員人事檔案查閱

1、查閱事由

因考察、任免、聘任、調(diào)動(dòng)、組織處理、審干、入黨入團(tuán)、參軍、出國(guó)、治喪等需要查閱個(gè)人人事檔案的;政法部門(mén)等單位因偵查、審理和公證須通過(guò)人事檔案取得旁證材料的,可查閱有關(guān)材料。

2、查閱手續(xù)

(1)查閱人員必須是中共黨員,并持有市委組織部統(tǒng)一印制且手續(xù)完備的《查閱干部人事檔案審批表》和本人有效證件。其它如“調(diào)查證明材料介紹信”或“行政介紹信”等不能用于查閱人事檔案材料。審批表應(yīng)由查閱單位黨委(含獨(dú)立總支)蓋章和負(fù)責(zé)人簽名。

(2)公安、安全、檢察、法院部門(mén)、公證處等需查閱流動(dòng)人員人事檔案,也應(yīng)持有《查閱干部人事檔案審批表》。外省市需查閱人事檔案,應(yīng)事先聯(lián)系,征得同意后,憑《查閱干部人事檔案審批表》前來(lái)查閱。

(3)因需要而摘錄檔案內(nèi)容的,須征得檔案管理人員同意。對(duì)其摘錄部分,寫(xiě)明檔案材料出處及日期,由檔案管理人員與原文核對(duì)無(wú)誤后加蓋公章。對(duì)摘錄復(fù)制的材料除必須留作證據(jù)外,一律由查閱單位負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。

3、注意事項(xiàng)

流動(dòng)人員人事檔案是黨和國(guó)家的機(jī)密,查閱者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密,不得泄漏或擅自向外公布。查閱時(shí)不得隨意圈劃、抽取、折疊、涂改。不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容。確因工作需要從檔案中取證的,應(yīng)說(shuō)明理由,經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意后方可復(fù)制(拍攝)。

四、出具各類(lèi)人事證明

1、出具范圍

親屬、經(jīng)歷、未刑、履歷等公證證明,養(yǎng)老、特殊工種、購(gòu)房、年休假工齡證明,入黨、入職、參軍、考研、出國(guó)、調(diào)動(dòng)等政審,各類(lèi)背景調(diào)查等其他證明。

2、所需材料

存檔憑證、單位介紹信、證明表格及其他相關(guān)材料。

3、注意事項(xiàng)

辦理經(jīng)歷、未刑公證須帶單位現(xiàn)職證明,注明進(jìn)單位日期、至今在何部門(mén)從事何工作(須原件)。如是已出國(guó)人員應(yīng)帶護(hù)照復(fù)印件并有第一次出境日期章。

五、流動(dòng)人員跨省市調(diào)動(dòng)

1、所需材料

申請(qǐng)辦理跨省市調(diào)動(dòng)人員須攜帶本人身份證、外省市商調(diào)函、存檔憑證辦理手續(xù)。委托他人辦理須提供本人的委托書(shū)、受托人身份證。

2、服務(wù)內(nèi)容

(1)審核“調(diào)動(dòng)人員登記表”并蓋章。

(2)根據(jù)要求出具“同意調(diào)出函”。

(3)通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞人事檔案。

(4)根據(jù)外省市政府人事部門(mén)正式調(diào)令和上海戶口遷移證,出具“流動(dòng)人員工作介紹信”。

3、注意事項(xiàng)

(1)商調(diào)函須由縣以上政府人力資源和社會(huì)保障部門(mén),或有跨省市調(diào)動(dòng)權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位(蓋黨委章)開(kāi)具。

(2)辦理跨省市調(diào)動(dòng)前須與上海工作單位解除勞動(dòng)關(guān)系并辦理退工手續(xù)。

(3)本中心僅提供與人事檔案相關(guān)的人事服務(wù),其他如“體檢”、“工作鑒定”、“婚育證明”等請(qǐng)至相關(guān)部門(mén)辦理。

(4)在中心掛靠集體戶口、黨組織關(guān)系的須先行轉(zhuǎn)出。如外省市有政策先審檔案再調(diào)戶口的,須提供外省市政府人力資源和社會(huì)保障部門(mén)的書(shū)面說(shuō)明。

(5)調(diào)動(dòng)人員應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)出前將外省市要求的與檔案相關(guān)的各項(xiàng)手續(xù)辦妥,檔案轉(zhuǎn)出后本中心只提供開(kāi)具“流動(dòng)人員工作介紹信”服務(wù)。

六、《上海市居住證》人員檔案轉(zhuǎn)出

1、所需材料

申請(qǐng)人員須攜帶本人身份證、戶口本復(fù)印件(地址頁(yè)及個(gè)人頁(yè))、《跨地區(qū)流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)》(下載附件)辦理手續(xù)。委托他人辦理須提供本人的委托書(shū)、受托人身份證。

2、辦理手續(xù)

下載并打印轉(zhuǎn)出申請(qǐng),將居住證注銷(xiāo)后,由注銷(xiāo)部門(mén)簽署意見(jiàn)(或打印系統(tǒng)注銷(xiāo)狀態(tài)信息頁(yè))后辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。如上海單位已退工,須提供退工證明。如未退工,轉(zhuǎn)出申請(qǐng)上應(yīng)由單位蓋章。

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